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COVID-19 : FAQ aux porteurs de projets et bénéficiaires

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Foire aux questions – période de crise sanitaire

Liste de questions/réponses à destination des porteurs de projets et bénéficiaires d’une aide européenne.
Cette FAQ est actualisée au fil de l'eau. Les mises à jour et/ou les ajouts sont indiqués à l’aide de la date d'actualisation surlignée en jaune.


FEDER / FSE / IEJ : Quelles sont les justificatifs de frais de personnel à prévoir en cas de télétravail ?

Le télétravail constitue une modalité de travail comme une autre qui n’influe pas sur la justification du temps de travail décrite dans la fiche frais de personnel du guide du porteur.
 

Modification du 19 mai 2020
FEDER / FSE / IEJ : Pour pouvoir faire face à des besoins de trésorerie non prévus, comment bénéficier d’une avance ?

Laurent Wauquiez, Président du Conseil régional d’Auvergne-Rhône-Alpes, a ouvert la possibilité de faciliter l'octroi des avances des subventions accordées par la Région aux associations, entreprises et établissements de santé, dans la limite de 40 % du montant initial de subvention. En ce qui concerne les fonds FEDER et FSE, ces avances seront accordées sur demande du bénéficiaire. Un avenant à la convention devra être signé. Prendre contact avec votre correspondant habituel sur le dossier (référence de l’agent, indiquée sur le courrier de notification qui accompagne l’envoi de la convention).

Pour ceux qui n’avaient pas d’avance de prévue dans leur convention, ils peuvent aussi le demander, un avenant à la convention sera nécessaire.
 

FEDER / FSE / IEJ : Comment signer ses demandes de subvention, convention de financement, demande de paiement ou tout acte relatif à la demande ou au versement de fonds FEDER, FSE et IEJ ?

La période de confinement complexifie et ralentit les procédures classiques de signature et d’envoi des documents officiels dans l’ensemble des organisations. Pour tenir compte de cet état de fait et conformément à la réglementation en vigueur, l’autorité de gestion autorise l’utilisation de signature électronique pour tout acte relatif aux fonds européens. A défaut de signature électronique et pendant la période de confinement, l’autorité de gestion prend en compte les documents signés par le bénéficiaire, puis numérisés et renvoyés par mail à l’autorité de gestion. Les versions originales de ces documents devront être conservées par le bénéficiaire.

A titre d’exemple, les conventions et avenants aux conventions seront signés électroniquement par le représentant du Président du Conseil régional. En cas d’indisponibilité de signature électronique par le bénéficiaire, celui-ci pourra imprimer le document, le signer ou utiliser la signature en pdf et le renvoyer en version scannée ou numérique à l’autorité de gestion. La version originale signée, de façon manuscrite, devra être conservée par le bénéficiaire.
 

FEDER / FSE / IEJ : Quelles pièces justificatives pour les demandes de paiement pendant la période du COVID-19 ?

Le cadre législatif pour la mise en œuvre des programmes FEDER/FSE reste pleinement applicable. Cela concerne en particulier les règles relatives au système de gestion et de contrôle. Aucun allégement n’est actuellement prévu par les textes réglementaires.
 

FEDER / FSE / IEJ : Quel aménagement des règles relatives à la commande publique existe-t-il ?

Au niveau européen, aucun aménagement règlementaire au droit de la commande publique, spécifique à la crise, n’est prévu à ce jour. Les grands principes de la commande publique présentés dans la fiche commande publique du guide du porteur restent donc applicables.

En ce qui concerne les marchés passés en période de crise sanitaire, il convient de rappeler les dispositions prévues au niveau européen en matière de passation de marchés publics dans un contexte de situation d’urgence, notamment, dans :

Voir aussi la note de la Direction des Affaires Juridiques du Ministère de l’Économie et des Finances concernant la passation et l’exécution des marché en situation de crise sanitaire.

Au niveau de la règlementation nationale, l’Ordonnance n°2020-319 du 25 mars 2020 portant diverses mesures d’adaptation des règles de procédure et d’exécution des contrats publics pendant la crise sanitaire née de l’épidémie de Covid-19 prévoit plusieurs dispositions, afin :

  • d’assurer la continuité de la satisfaction des besoins des autorités contractantes (prolongation des délais de publication, modification de la forme de négociation, prolongation des contrats, recours à un tiers),
  • de soutenir et protéger les entreprises face aux difficultés d’exécution (protection contre les sanctions contractuelles, déplafonnement des avances, continuité de l’exécution financière des contrats, indemnisation des préjudices…)

L’ensemble de ces dispositions est présenté dans la note de la Direction des Affaires Juridiques du Ministère de l’Économie et des Finances dédiée à cette ordonnance.
 

Ajout du 9 avril 2020
FEDER / FSE / IEJ : Quelles sont les modalités de prolongation de délai d’exécution ou de dépôt de la demande de solde de l’opération ?

Les délais réalisation de l’opération ou de demande de solde de votre convention de financement restent applicables. Les fonds européens étant régis par un cadre réglementaire européen, l’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 relative à la prorogation des délais échus pendant la période d'urgence sanitaire et à l'adaptation des procédures pendant cette même période n’est pas applicable (cf. article 7 de l’ordonnance). Avant échéance de la date prévisionnelle de fin d’opération prévue dans votre convention de financement, vous pouvez néanmoins demander une prolongation de délai à l’autorité de gestion des fonds européens qui dans le cadre de la crise sanitaire, vous proposera la signature d’un avenant de prolongation de délai.
 

Ajout du 1er juillet 2020
FEDER / FSE / IEJ : Quels sont les justificatifs à fournir en cas de chômage partiel pendant la réalisation de l’action ?

Seuls les coûts supportés par le bénéficiaire sont éligibles, par conséquent les remboursements des salaires versés par l’État devront être indiqués en ressources.

Dans ce cadre, lors de la demande de paiement, les justificatifs à fournir seront soit la copie du bulletin de salaire indiquant le montant du chômage partiel, soit une copie d’un document annexé au bulletin de salaire, soir une copie du journal de paie détaillé.
 

Ajout du 1er juillet 2020
FEDER / FSE / IEJ : Quelle sera la durée hebdomadaire maximale de travail retenue ?

La prise en compte des heures éligibles seront retenues dans le cadre du respect de l’Ordonnance n° 2020-323 du 25 mars 2020 portant mesures d'urgence en matière de congés payés, de durée du travail et de jours de repos.
 

Ajout du 1er juillet 2020
FEDER / FSE / IEJ : Comment seront retenues les autorisations d’absences exceptionnelles pour les personnes affectées à taux fixe sur l’opération ?

Lorsque la personne est affectée en totalité à l’opération (100%) ou dont le temps de travail est fixe, comme il s’agit d’un coût supporté par l’employeur, celui-ci reste une dépense éligible au même titre que les congés, ARTT.
 

FSE : Quelles pièces justificatives pour les prestations d’accompagnement ou de formation des personnes réalisées à distance pendant la période du COVID-19 ?

À compter du 16 mars 2020 et jusqu’à nouvelle instruction, compte tenu des circonstances exceptionnelles, les prestations délivrées à distance, par voie informatique ou téléphonique, peuvent être justifiées par tout moyen :

  • Des courriels d’invitation envoyés à un participant à une opération, lui précisant la date, l’heure, la durée du rendez- vous et son contenu, ainsi que le courriel du participant indiquant qu’il accepte la prestation ;
  • Des comptes rendus des échanges, des copies d’écran ou autres éléments (par exemple signature électronique des participants pour les bénéficiaires qui pourront la mettre en place) permettant d’identifier le ou les participants (exemple : réunions collectives) et de justifier l’exécution de l’opération.

Ces éléments seront des pièces justificatives à fournir lors de la demande de paiement. A toute fin utile, vous trouverez des informations sur l’animation de formation à distance aux liens suivants :


FSE : Quels dispositions pour les questionnaires « entrée » des participants ?

Si le questionnaire ne peut être remis directement à l’organisme de formation ou d’accompagnement, un questionnaire avec signature électronique ou une version scannée du document signé en original sont recevables. En cas de difficultés pour mettre en œuvre ces possibilités, l’autorité de gestion acceptera les formulaires non signés pendant la période de confinement.
 

Ajout du 27 mai 2020
FEADER : Quelles sont les mesures qui permettent une continuité de l’attribution des aides européennes ?

→ Transmission des demandes d’aide et de paiement :

Les demandes d’aide et demandes de paiement peuvent être transmises de manière dématérialisée (mail, SharePoint, plateforme en ligne : We Transfer, melanissimo etc.) aux services instructeurs, dont les coordonnées sont précisées dans les appels à candidatures ou les formulaires de demandes d’aide.

Ces envois dématérialisés devront être doublés d’un envoi papier après la levée de la période d’urgence sanitaire.

Aucune demande d’aide ou de paiement ne peut être déposée par simple appel téléphonique.

Les porteurs de projet qui n’ont pas la possibilité de joindre le formulaire de demande d’aide par mail ne prendront pas de risque inutile ; ils peuvent informer par mail les services instructeurs de leur intention de déposer un dossier en précisant les éléments minimaux suivants :

  • identification du bénéficiaire (nom et taille de la structure) 
  • objet et localisation du projet 
  • période prévisionnelle de réalisation 
  • dépenses prévisionnelles envisagées ou à défaut, le montant global du projet 
  • montant de financement public nécessaire au projet et les financeurs envisagés (avec mention du FEADER) 
  • documents nécessaires à la bonne compréhension de la finalité et du descriptif du projet.

Ces dépôts de dossier minimum permettront aux services instructeurs de rédiger un Accusé de Réception de dépôt valant début d’éligibilité des dépenses. Cependant, ils ne suffiront pas pour présenter les dossiers en comité de sélection (COSEL). L’instruction des dossiers ne sera possible qu’une fois ceux-ci complétés des pièces nécessaires à l’instruction.
 

→ Report des dates butoirs de dépôts des dossiers de certaines mesures FEADER à des dates ultérieures :

  • Les mesures concernées et les dates de fin de dépôt (correspondant à la date de fermeture de la mesure pour la programmation 2014-2020) sont les suivantes : 

Mesure du FEADER

Date initiale de fin de dépôt des dossiers

Nouvelle date de fin de dépôt des dossiers

RHA 4.12V - Rénovation vergers

27 mars 2020

29 mai 2020

RHA 4.13 - Investissements agroécologie

31 mars 2020

29 mai 2020

RHA 5.10 - Protection vergers

27 mars 2020

29 mai 2020

RHA 4.15 - Irrigation individuelle

31 mars 2020

29 mai 2020

AUV 4.1.2 - Investissements agroécologie

30 avril 2020

29 mai 2020

AUV 4.1.11 - Investissements agricoles

31 mars 2020

29 mai 2020

  • Pour les autres mesures, les dates de dépôt sont conservées. Selon les cas, les dates de comités de sélection pourront être modifiées en conséquence, et seront communiquées ultérieurement.
     

→ Signature numérique des documents :

Les documents transmis par les bénéficiaires peuvent être signés de façon numérique par l’utilisation de signatures scannées.

Nb : Les conventions attributives d’aide FEADER peuvent également être signées par le bénéficiaire de façon numérique par l’utilisation de signatures scannées et transmises par mail aux services instructeurs. Ce mail devra porter la mention suivante : « Procédure exceptionnelle liée aux dispositions de sécurité sanitaire COVID-19 » complété par « J’atteste que ce mail vaut signature numérique de la part de (indiquer le nom et la fonction) du document joint » (indiquer les éléments permettant d’identifier le dossier : référence du dispositif concerné, libellé du projet, n° de dossier).
 

→ Prolongation des dates de validité mentionnées dans les décisions juridiques (DJ) attributives de subvention (Arrêté attributif ou convention attributive) :

Afin de tenir compte de ce contexte exceptionnel de crise sanitaire et son impact sur la capacité des bénéficiaires à mener à bien les projets dans les délais prévus, les dispositions suivantes sont applicables :

  • Subvention FEADER avec cofinancement Région Auvergne-Rhône-Alpes (comme seul cofinanceur) : si la date de fin de validité mentionnée dans la DJ expire entre le 12/03/2020 et le 10/08/2020 (cessation de l’état d’urgence sanitaire + 1 mois), la date de fin de validité est prolongée jusqu’au 31/12/2020, ceci sans action de la part du bénéficiaire (il n’y aura pas de décision modificative).
     
  • Subvention FEADER avec cofinancement d’un « autre financeur que Région » ou de plusieurs cofinanceurs (dont la Région) : La prolongation du délai de validité est effectuée à la demande du bénéficiaire et sera formalisée par une décision modificative.

 

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Covid-19 : Informations aux porteurs et bénéficiaires