FAQ Covid-19 : porteurs de projets et bénéficiaires
Foire aux questions – période de crise sanitaire
Liste de questions/réponses à destination des porteurs de projets et bénéficiaires d’une aide européenne.
FEDER / FSE / IEJ : Quelles sont les justificatifs de frais de personnel à prévoir en cas de télétravail ?
Le télétravail constitue une modalité de travail comme une autre qui n’influe pas sur la justification du temps de travail décrite dans la fiche frais de personnel du guide du porteur.
FEDER / FSE / IEJ : Comment signer ses demandes de subvention, convention de financement, demande de paiement ou tout acte relatif à la demande ou au versement de fonds FEDER, FSE et IEJ ?
La période de confinement complexifie et ralentit les procédures classiques de signature et d’envoi des documents officiels dans l’ensemble des organisations. Pour tenir compte de cet état de fait et conformément à la réglementation en vigueur, l’autorité de gestion autorise l’utilisation de signature électronique pour tout acte relatif aux fonds européens. A défaut de signature électronique et pendant la période de confinement, l’autorité de gestion prend en compte les documents signés par le bénéficiaire, puis numérisés et renvoyés par mail à l’autorité de gestion. Les versions originales de ces documents devront être conservées par le bénéficiaire.
A titre d’exemple, les conventions et avenants aux conventions seront signés électroniquement par le représentant du Président du Conseil régional. En cas d’indisponibilité de signature électronique par le bénéficiaire, celui-ci pourra imprimer le document, le signer ou utiliser la signature en pdf et le renvoyer en version scannée ou numérique à l’autorité de gestion. La version originale signée, de façon manuscrite, devra être conservée par le bénéficiaire.
FEDER / FSE / IEJ : Quelles pièces justificatives pour les demandes de paiement pendant la période du COVID-19 ?
Le cadre législatif pour la mise en œuvre des programmes FEDER/FSE reste pleinement applicable. Cela concerne en particulier les règles relatives au système de gestion et de contrôle. Aucun allégement n’est actuellement prévu par les textes réglementaires.
FEDER / FSE / IEJ : Quelles sont les modalités de prolongation de délai d’exécution ou de dépôt de la demande de solde de l’opération ?
Les délais réalisation de l’opération ou de demande de solde de votre convention de financement restent applicables. Avant échéance de la date prévisionnelle de fin d’opération prévue dans votre convention de financement, vous pouvez demander une prolongation de délai à l’autorité de gestion des fonds européens qui dans le cadre de la crise sanitaire, vous proposera la signature d’un avenant de prolongation de délai.
FSE : Quelles pièces justificatives pour les prestations d’accompagnement ou de formation des personnes réalisées à distance pendant la période du COVID-19 ?
À compter du 16 mars 2020 et jusqu’à nouvelle instruction, compte tenu des circonstances exceptionnelles, les prestations délivrées à distance, par voie informatique ou téléphonique, peuvent être justifiées par tout moyen :
- Des courriels d’invitation envoyés à un participant à une opération, lui précisant la date, l’heure, la durée du rendez- vous et son contenu, ainsi que le courriel du participant indiquant qu’il accepte la prestation ;
- Des comptes rendus des échanges, des copies d’écran ou autres éléments (par exemple signature électronique des participants pour les bénéficiaires qui pourront la mettre en place) permettant d’identifier le ou les participants (exemple : réunions collectives) et de justifier l’exécution de l’opération.
Ces éléments seront des pièces justificatives à fournir lors de la demande de paiement.
FSE : Quels dispositions pour les questionnaires « entrée » des participants ?
Si le questionnaire ne peut être remis directement à l’organisme de formation ou d’accompagnement, un questionnaire avec signature électronique ou une version scannée du document signé en original sont recevables. En cas de difficultés pour mettre en œuvre ces possibilités, l’autorité de gestion acceptera les formulaires non signés pendant la période de confinement.
FEADER
La 1ère période d'état d'urgence sanitaire (du 24 mars 2020 au 10 juillet 2020) avait donné lieu à un cadre réglementaire (européen et national) dérogatoire permettant d’adapter les procédures liées à l’instruction des dossiers FEADER. Ce cadre réglementaire n’ayant pas été reconduit, les procédures habituelles demeurent cette fois en vigueur. Les demandes d’aide et demandes de paiement sont donc à transmettre au format papier, par la poste, aux services instructeurs. L’aménagement des services par le télétravail permet leur traitement.
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