Je suis mon dossier

Votre projet a bénéficié d’un financement européen, un certain nombre d’obligations précisées notamment dans la convention d’attribution de la subvention qui vous lie avec l’autorité de gestion sont à respecter.

Prenez les bonnes habitudes dès maintenant !

METTRE EN OEUVRE MON PROJET

Dans le cadre de la mise en œuvre de votre projet, vous vous engagez à respecter une série de règles, notamment :

L’adoption d’une comptabilité (distincte ou séparée) permettant d’assurer la traçabilité des dépenses et des ressources.
Ú Consultez la fiche « Marquage comptable »
La justification des dépenses par des pièces conformes et spécifiques en fonction de la nature des dépenses.
Ú Consultez la fiche « Éligibilité des dépenses »
Ú Consultez la fiche « Dépenses de personnel »
Le respect des règles de la commande publique (pour les structures soumises : collectivités, associations…) et des aides d’État.
Ú Consultez la fiche « Commande publique »
La mise en œuvre de mesures d’information et de communication
Ú Consultez la page « Je communique sur mon projet »
La justification des valeurs des indicateurs et le respect des exigences européennes en matière d’indicateurs communs FSE. En cas de modification importante des valeurs prévisionnelles des indicateurs, il est aussi important de le signaler au service instructeur.
La remise d’un bilan d’exécution de l’opération afin de rendre compte de la réalisation de l’opération. Ce bilan devra mentionner les actions réalisées, et la manière dont vous avez intégré les principes horizontaux dans votre projet (égalité hommes-femmes et non-discrimination, développement durable).

RENDRE COMPTE DE MON OPERATION

Pendant la durée de vie du projet, vous êtes tenu d’informer régulièrement le service instructeur de toute modification qui pourrait survenir en cours d’exécution entre ce que prévoient la convention et la réalisation effective des actions.

La convention pourra être modifiée en conséquence par voie d’avenant pour tenir compte des aléas du projet. Si le plan de financement venait à être modifié (versement d’un cofinancement supplémentaire, dépenses ou recettes non prévues initialement…), vous devez en informer immédiatement le service instructeur.

Le bilan est un élément déterminant de vos relations avec les services gestionnaires du programme. C’est en effet lui qui génère le versement des fonds. Il constitue un compte-rendu précis de votre projet tant sur le plan qualitatif que financier, et retrace les dépenses justifiées liées au projet afin de déterminer le montant de la participation des fonds européens.

Par ailleurs, vous êtes également tenus de rendre compte des résultats de vos opérations, notamment en expliquant les valeurs réalisées des indicateurs.

Bonne pratique ! Il est conseillé de contacter l'instructeur de votre dossier avant toute réorientation du projet et dans les plus brefs délais suite à un imprévu. Un changement de stratégie, de partenariat ou de calendrier, peut avoir un impact important pour l'éligibilité des dépenses aux fonds européens.

ARCHIVER MES DOCUMENTS

L’archivage des pièces est une obligation indiquée dans la convention. Il consiste à stocker dans un dossier unique l’ensemble des documents liés au projet sur toute sa durée de vie.

Pour chaque dossier technique et administratif, nous entendons par pièces justificatives de vos dépenses et paiements, tous les documents comptables (bulletins de salaires, factures, …) et tous les documents de réalisation (fiches de temps, marché public, …) permettant d’attester de la réalisation de l’action.

Attention : ces documents pourront vous être demandés dans le cadre de contrôles, même plusieurs années après la fin de votre projet.

REPONDRE AUX CONTROLES

Votre projet peut faire l’objet d’un ou plusieurs contrôles par les autorités nationales ou européennes pendant son exécution, voire plusieurs années après la fin de leur réalisation. Dans cette optique, il est fondamental de collecter et classer tous les éléments constitutifs de votre dossier et les pièces justificatives sur tout la durée de vie de projet.

En effet, en tant que bénéficiaire d’une aide européenne, vous vous êtes engagé à respecter les termes de votre convention. Vous devez ainsi présenter toutes les pièces nécessaires pour confirmer la régularité et l’éligibilité des dépenses réalisées et payées, et ce jusqu’à la fin de la période d’archivage.

Type de contrôle

Qui ?

Quoi ?

Quand ?

Le Contrôle de Service Fait (CSF)

Autorité de gestion

Garantir la fiabilité de vos dépenses déclarées à la Commission Européenne :

- vérifier l'existence de pièces justificatives probantes des dépenses, des modalités de calcul de la subvention européenne, de la réalisation physique du projet, du respect des règles de publicité.

- déterminer le montant de la subvention que vous allez recevoir.

Le CSF est un contrôle qui intervient :

- au moment de la demande d'acompte

- au moment de la demande de solde

La visite sur place

Autorité de gestion

Vérifier la réalisation effective de votre projet comme mentionné dans la convention.

Ces visites sur place peuvent avoir lieu à tout moment de la vie du projet, à partir de la signature de la convention.

Audit d’opération

Autorité d’audit

Vérifier que votre projet financé par des fonds européens respecte les différentes règles liées aux subventions communautaires.

C’est un contrôle sur pièces et/ou sur place chez le bénéficiaire. Il peut avoir lieu à tout moment de la vie du projet et également après sa fin du projet.

LUTTE ANTI-FRAUDE

Vous vous êtes engagé à prendre toutes les mesures nécessaires afin de prévenir, détecter, poursuivre et corriger toute situation constitutive d’une fraude et/ou d’un conflit d’intérêts qui pourrait empêcher une exécution impartiale et objective de la convention.

RÉCLAMATION

Vous pouvez faire part de vos réclamations ou de vos questions concernant votre dossier à l'adresse suivante : leuropesengage@auvergnerhonealpes.fr